Reservations Coordinator (m/f)

Sobre a Função

No Grupo Independente, procuramos um(a) Reservations Coordinator para integrar o novo Departamento Central de Reservas e apoiar a gestão diária das reservas das diferentes unidades do Grupo.

Esta função trabalhará em estreita colaboração com o Reservations Manager e terá um papel essencial na resposta aos pedidos dos clientes, no acompanhamento das reservas e na articulação contínua com as equipas de Receção.

Procuramos uma pessoa organizada, responsável e orientada para o serviço, capaz de assegurar uma gestão rigorosa das reservas e de contribuir para o desenvolvimento e consolidação dos procedimentos do novo departamento.

Missão da Função

Assegurar a gestão operacional diária das reservas das diferentes unidades do Grupo, garantindo um atendimento eficiente, rigoroso e orientado para o cliente.

Será igualmente responsável por apoiar o Reservations Manager na implementação dos processos do departamento, cumprir os procedimentos e standards definidos e manter uma comunicação permanente com as equipas de Receção.

Principais Responsabilidades

Gerir e acompanhar diariamente as reservas das diversas unidades do Grupo.

Responder a pedidos de reserva recebidos por telefone, e-mail e outros canais de venda.

Inserir, alterar, atualizar e acompanhar reservas nos sistemas de gestão hoteleira.

Garantir a correta introdução e validação dos dados associados a cada reserva.

Prestar informações claras e completas sobre as unidades, serviços, tarifas, condições e experiências disponíveis.

Acompanhar os pedidos dos clientes e contribuir para a maximização das oportunidades de conversão.

Apoiar operacionalmente o Reservations Manager na gestão diária do departamento.

Manter uma comunicação permanente e eficaz com as equipas de Receção das diferentes unidades.

Assegurar o cumprimento dos procedimentos, standards e níveis de serviço definidos para o Departamento de Reservas.

Identificar eventuais inconsistências, necessidades de correção ou oportunidades de melhoria nos processos de reserva.

Acompanhar pedidos especiais e garantir a sua correta comunicação às equipas envolvidas.

Contribuir para uma experiência positiva do hóspede desde o primeiro contacto com o Grupo.

Participar em ações de formação, acompanhamento operacional e melhoria contínua do departamento.

Localização e Mobilidade

A função terá como base principal Lisboa, sendo necessária disponibilidade para deslocações regulares entre as unidades do Grupo localizadas em Lisboa, Comporta e Porto.

Durante a época baixa, poderá ser necessária a permanência nas unidades do Porto e da Comporta durante períodos de duas a três noites consecutivas.

Estas deslocações terão como principais objetivos:

Reforçar a comunicação e a proximidade com as equipas de Receção.

Acompanhar os procedimentos operacionais implementados em cada unidade.

Conhecer detalhadamente os produtos, serviços e experiências disponibilizados pelos diferentes hotéis.

Desenvolver um conhecimento aprofundado das unidades, permitindo prestar informações mais completas e personalizadas aos hóspedes.

Melhorar a eficácia da gestão de reservas e a articulação entre o Departamento Central de Reservas e as operações locais.

Regime de Trabalho e Horário

Função predominantemente presencial, com horário rotativo de segunda-feira a sábado, dentro do período operacional compreendido entre as 08h00 e as 20h00.

O horário será organizado de forma desfasada em relação ao Reservations Manager, de modo a garantir uma cobertura contínua e adequada do serviço durante todo o período operacional.

Requisitos Mínimos

• Experiência anterior no setor da hotelaria, preferencialmente nas áreas de Reservas ou Receção.
• Conhecimentos de sistemas PMS hoteleiros, sendo valorizada experiência com o HOST PMS.
• Fluência em inglês, oral e escrito.
• Boa capacidade de comunicação, organização e gestão de prioridades.
• Elevada atenção ao detalhe e rigor no tratamento da informação.
• Forte orientação para o cliente e para a qualidade do serviço.
• Capacidade de trabalhar em equipa e de articular com diferentes unidades e departamentos.
• Disponibilidade para trabalhar em horários rotativos e aos sábados.
• Disponibilidade para realizar deslocações regulares e permanências pontuais nas unidades do Porto e da Comporta.